Fizičko sređivanje dokumentacije

Iako se uslužna obrada dokumentacije obično poistovećuje sa skeniranjem ili mikrofilmovanjem, fizičko sređivanje dokumentacije je segment obrade koji je od suštinskog značaja i od koga zavise svi dalji koraci. Pravna lica (a naročito državna preduzeća i organi državne uprave), uz odobrenje nadležnog arhiva, po zakonu moraju da imaju dokument „Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja“, sa detaljnim opisom strukture dokumentacije koju organizacija poseduje i rokove čuvanja pojedinih kategorija. Na osnovu pomenute liste formira se još jedan dokument, „Arhivska knjiga“, koji opisuje pripadnost konkretnih dokumenata opisanim kategorijama, njihovu količinu i tačnu fizičku lokaciju.

Postupak digitalizacije dokumentacije obuhvata sve aktivnosti koje počinju preuzimanjem papirne dokumentacije od klijenta i završavaju se isporukom elektronskih dokumenata i pratećih podataka u odgovarajućem formatu, uz istovremeno vraćanje dokumentacije klijentu ili trajno fizičko skladištenje. Za kvalitetnu realizaciju pomenutog posla od suštinskog je značaja priprema dokumentacije za skeniranje kroz brze profesionalne protočne skenere i zato se u List Sistem Centru njoj posvećuje posebna pažnja. Operateri pripreme obavljaju sve neophodne aktivnosti da operater koji upravlja skenerom može bez prekida da ubacuje dokumenta u skener, čime se maksimalno koriste performanse uređaja. Skenirana dokumenta se vraćaju u odeljenje pripreme kako bi se vratila u prvobitno stanje ili pripremila za dugoročno čuvanje. Elektronska dokumenta se indeksiraju i unose se atributi po kojima će moći kasnije da se pretražuju.

U ovom segmentu nudimo konsalting, posredovanje u komunikaciji sa nadležnim arhivom, konkretnu pomoć pri izradi Liste i Arhivske knjige i konačno fizičko uređivanje papirne dokumentacije.